Компания "Консультант Плюс Белгород" » Правовая поддержка » Новости законодательства » Историческая справка организации. Что это такое и для чего она нужна?

Историческая справка организации. Что это такое и для чего она нужна?

ВЫДАЕМ ИСТОРИЧЕСКУЮ СПРАВКУ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Историческая справка организации - документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.

 

Примечание. См. статью "Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика" на с. 15 журнала N 1, 2017.

 

Когда и для чего нужна историческая справка

 

Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО "Мелодия", а уволился из ООО "Симфония". Или пришел работать в ООО "Энергия", которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО "Атом", а еще через некоторое время ОАО "Атом" превратилось в ПАО "Атом". Вариантов может быть множество. Все подобные "неожиданности" в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.

При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.

Таким образом, историческая справка требуется:

- при подготовке архивных справок и выписок;

- передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

 

Историческая и архивная справки: как не перепутать

 

Историческая и архивная справки - это два разных документа.

Историческая справка - это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка - это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

 

Примечание. См. статью "Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок" на с. 36 журнала N 4, 2016.

 

Составляем историческую справку

 

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

1) Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила-2015).

2) Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее - Основные правила).

Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.

Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть.

Мы будем составлять "облегченный" вариант исторической справки, цель которого - описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.

Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.

 

Таблица. Содержание исторической справки

 

N п/п

Информационный блок

Комментарий

1

Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации

На основе соответствующих распорядительных документов

2

Ведомственная принадлежность

При наличии

3

Структура и функции, их изменения

На основе организационной структуры

4

Название организации-предшественника

При наличии

5

Объем документов

С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу

6

Крайние даты документов

7

Степень сохранности документов

8

Особенности формирования единиц хранения и их систематизации

9

Место хранения документов по личному составу

С указанием фактического адреса нахождения хранилища

 

Оформление исторической справки

 

С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:

- наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);

- наименование вида документа;

- дата документа (дата подписания справки);

- номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень "частных" случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);

- место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);

- текст;

- подпись.

Подписывают историческую справку составитель - в нашем случае начальник отдела кадров - и руководитель организации.

Отдельного внимания заслуживает реквизит "Текст документа". Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как "в далеком 1973 году", "в этот трудный для страны период наш завод..." и т.п.

Историческая справка - документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно.

 

В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша "облегченная справка" может существовать и в единственном экземпляре.

После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.

Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп "Копия" или "Копия верна", затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.

 

Ежегодные дополнения к исторической справке

 

В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К "камерной" справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.

Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО "Природные ресурсы" в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО "Газовик". 

 

Если при подготовке архивной справки придется сослаться не на историческую справку, а на приложение к ней, то реквизит "Отметка о приложении" будет выглядеть так:

 

Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.

 

Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.